Henkilötietoja kerätään, jotta asiakkaalle voidaan tuottaa palveluita. Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen tunnistaminen, hoitaminen, hallinnointi, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Henkilötietojen käyttötarkoitus on palveluiden kehittäminen, raportointi (mm. tilaushistoria), personointi sekä väärinkäytösten estäminen.
Kotova käsittelee henkilötietoja hyvän käsittelytavan mukaisesti ja tietoturvallisin välinein. Tässä dokumentissa kerrotaan lisäksi Kotovan verkkosivustojen käyttöehdoista. Kaikki oikeudet Kotovan verkkopalveluihin ja verkkosivuihin sekä niiden sisältöihin pidätetään. Käyttämällä Kotovan verkkosivuja ja/tai verkkopalveluita sitoudutte noudattamaan tämän dokumentin ehtoja. Kehotamme lukemaan dokumentin kokonaisuudessaan ennen verkkosivujen tai verkkopalveluiden käyttöä.
Sähköisissä ympäristöissä keräämämme henkilökohtaiset tiedot
Henkilötiedoilla tarkoitetaan informaatiota, josta luonnollinen henkilö voi olla tunnistettavissa. Informaatio voi olla esimerkiksi kirjallisessa, kuvallisessa tai digitaalisessa muodossa. Henkilötietojen lisäksi asiakkaasta voidaan kerätä myös yksilöimätöntä ja tunnisteetonta tietoa, kuten käyttöjärjestelmiin tallentuvaa dataa.
Henkilötietoja voivat olla esimerkiksi nimitiedot, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), henkilötunnukset, laskutukseen liittyvät tiedot ja muut tarvittavat taloudelliset tiedot, tiedot tilatuista palveluista tai tuotteista sekä niihin liittyvistä muutoksista, sekä muut asiakassuhteeseen tai tilauksiin liittyvät tiedot.
Henkilötietoja voidaan kerätä sähköisten alustojen kautta, esimerkiksi kyselyiden, verkkolomakkeiden tai yhteydenottopyyntöjen kautta.
Henkilötietoja käsitellään tietoturvallisin välinein ja järjestelmin. Pääsy henkilötietojen tarkasteluun on rajoitettu vain sellaisille henkilöille, joille henkilötietojen tarkastelu on tarpeellista työn suorittamiseksi.
Henkilötietoja sisältävät tiedot on lähetettävä turvallisella yhteydellä. Yhtiö ei vastaa mistään avoimessa tietoverkossa lähetetyistä viesteistä aiheutuvista välittömistä ja/tai välillisistä vahingoista.
Asiakkaiden tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille asiakkaan erillisellä luvalla, esimerkiksi suoratoimituksia varten. Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa rekisterinpitäjän toimesta myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Asiakkaiden tietoja voi käydä ilmi luotetuille kolmansille osapuolille esimerkiksi laskutuksen yhteydessä (mm. pankkijärjestelmät), kirjanpidollisissa toimissa (mm. tilitoimisto) tai perintätoimissa (mm. verottaja, ulosottotoimisto sekä viranomaiset).
Yritys voi keskeyttää sähköisten palvelualustojen käytön esimerkiksi huoltotoimenpiteiden ajaksi.
Kotova käyttää välttämättömiä evästeitä ja vastaavia tekniikoita verkkosivuston ja tilauspolun tekniseen toimintaan. Niiden avulla voidaan esimerkiksi säilyttää käyttäjän suostumusvalinta ja toteuttaa palvelun turvallisen käytön edellyttämiä toimintoja. Välttämättömien evästeiden käyttö ei edellytä erillistä suostumusta.
Kotova käyttää vapaaehtoisia analytiikka- ja markkinointitekniikoita vain käyttäjän antaman suostumuksen perusteella. Yksi vapaaehtoinen valinta kattaa tilauspolun käytön ja toimivuuden analysoinnin, palvelun kehittämisen, mainonnan ja kampanjoiden toimivuuden mittaamisen sekä mainonnan kohdentamisen ja uudelleenmarkkinoinnin. Vapaaehtoisten tekniikoiden hyväksyminen ei ole tilauspalvelun käyttämisen ehto.
Tilauspolun seurannassa käytetään Google Tag Manageria ja Tracklution-palvelua. Tracklution Oy käsittelee tietoja Kotovan lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Tracklution välittää suostumuksen perusteella tapahtumatietoja palvelinpuolella muun muassa Metan Conversions API -palveluun. Jos Tracklution ei ole käytettävissä, tilauspolku voi käyttää suoraa Meta-pikseliä. Google ja Meta käsittelevät niiden palveluihin välitettäviä tietoja omien tietosuojaehtojensa mukaisesti.
Seurannassa voidaan käsitellä esimerkiksi suostumusvalintaa, selaimen ja laitteen teknisiä tietoja, sivu- ja tilauspolun käyttöä, valittua palvelua ja toistuvuutta, aikaehdotusta, tilauksen arvoa sekä vahvistetun tilauksen yhteydessä tilausnumeroa. Kun käyttäjä on hyväksynyt vapaaehtoisen seurannan, vahvistetun tilauksen yhteydessä Tracklutionille voidaan välittää myös tilaukseen liittyviä yhteystietoja, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, nimi, postinumero ja kaupunki, mainonnan mittaamista ja kohdentamista varten.
Ajantasainen luettelo käytettävistä evästeistä ja vastaavista tunnisteista, niiden palveluntarjoajista, käyttötarkoituksista ja selainkohtaisista säilytysajoista on nähtävissä evästeasetuksissa. Selaimeen tallennettu suostumusvalinta säilyy, kunnes käyttäjä muuttaa valintaansa tai poistaa selaimeen tallennetut tiedot. Palvelinpuolisia tapahtumatietoja säilytetään Kotovan palveluasetuksissa määritetyn ajan ja vain niin kauan kuin tietoja tarvitaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Tarkemman tiedon kulloinkin käytössä olevasta Tracklutionin säilytysajasta saa Kotovalta osoitteesta [email protected].
Google, Meta ja niiden alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja myös ETA-alueen ulkopuolella. Mahdollinen siirto perustuu soveltuvaan Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai GDPR:n 46 artiklan mukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Lisätietoja kulloinkin sovellettavasta siirtoperusteesta ja käytetyistä suojatoimista saa Kotovalta osoitteesta [email protected].
Käyttäjä voi kieltäytyä vapaaehtoisesta seurannasta tai peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa evästeasetuksista. Välttämättömät evästeet jäävät tällöin käyttöön, eikä valinta estä tilauspalvelun käyttämistä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Peruuttamisen jälkeen uusia tietoja ei kerätä peruutetun suostumuksen perusteella. Kotova lopettaa tietojen käsittelyn kyseiseen tarkoitukseen ja poistaa tai anonymisoi tiedot, jos niiden säilyttämiseen ei ole muuta lainmukaista perustetta.
Sitoudumme huolehtimaan henkilötietojen käsittelyssä käytettävien laitteiden ja järjestelmien tietoturvallisuudesta. Emme kuitenkaan vastaa esimerkiksi sellaisten pankkien tai tilitoimistojen tietoturvasta, jotka saattavat välillisesti käsitellä yrityksen asiakastietoja.
Kotovan asiakkaalla on seuraavat oikeudet:
Jokaisella yrityksen asiakkaalla on oikeus pyytää tietoonsa tästä säilytetyt henkilötiedot, vaatia mahdollisen virheen korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö vaatii tästä tallennettujen tietojen tarkastamista tai oikaisua, tulee pyyntö tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todentamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksen määräämässä ajassa.
Henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista yrityksen käytöstä. Henkilö voi myös pyytää tietojensa käytön rajoittamista EU:n tietosuoja-asetuksen määräämissä puitteissa. Myös nämä pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todentamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksen määräämässä ajassa.
Mikäli sinulla on mitä tahansa kysyttävää tähän tietosuojaselosteeseen liittyen tai haluat hyödyntää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit olla yhteydessä meihin osoitteeseen [email protected].
Jätä tiedot siivottavasta kohteestasi alla olevalla lomakkeella. Otamme sinuun yhteyttä hinta-arvion antamiseksi. Yhteydenottopyyntö ei ole sitova.
